jump to navigation

CONTOH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR 25 Januari 2011

Posted by Nuzul Adam Sullivan in Tugas SIA.
8 comments

I. Latar Belakang

Perkembangan usaha dunia otomotif saat ini berkembang dengan pesat. Malah bisa dibilang sangat maju. Penjualan mobil, motor, dan kendaraan lain di kota-kota besar sangat banyak pembelinya. Seperti di Jakarta, jumlah kendaraan dan luas jalan sangat tidak berimbang. Itu berarti mengakibatkan kemacetan yang luar biasa. Dalam kemacetan, biasanya tidak banyak yang bisa dilakukan oleh pengendara selain duduk di dalam kendaraannya, atau duduk di atas motornya. Untuk itu dibutuhkan tempat duduk atau jok yang nyaman bagi pengendara.

Jok yang nyaman barangkali menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi pengemudi dan penumpang kendaraan bermotor, termasuk kendaraan besar seperti bus dan truk. Apalagi saat berkendara pada perjalanan jauh. Juga bisa meningkatkan kenyamanan saat terjebak dalam kemacetan. Dengan teknologi yang semakin canggih di dalam segala bidang, bukan tidak mungkin jok mobil atau motor menjadi sebuah kebutuhan yang sangat penting bagi pemilik kendaraan bermotor. Tujuannya tidak lain dan tidak bukan adalah untuk meningkatkan kenyamanan saat berkendara. Bisa juga ditambahkan dengan alat pemijat agar tidak kelelahan dalam melakukan perjalanan.

Saya akan membahas sebuah perusahaan jok mobil di Jakarta. Sebagai sebuah perusahaan pembuatan jok mobil, PT Karya Bahana Berlian sudah berdiri sejak bulan Februari 1991. Perusahaan ini memproduksi beberapa produk otomotif seat seperti seat assembly, seat cover, PU foam, dan leather trim cover. Perusahaan ini sangat berkomitmen meningkatkan kualitas dan berusaha yang tidak berhenti untuk merespon permintaan pelanggan. Visi perusahaan ini adalah untuk menjadi satu-satunya perusahaan tempat duduk otomotif dan manufaktur interior di Indonesia. Untuk mewujudkan visinya, perusahaan ini memiliki misi melanjutkan kemajuan dari proses produksi untuk mencapai kualitas maksimum dalam produknya dengan harga yang bersaing.

II. Dasar Teori
Tempat duduk atau jok yang nyaman bagi pengendara memang menjadi sangat penting. Karena saya juga memiliki sepeda motor, untuk perjalanan jauh badan rasanya menjadi lelah dan pegal. Duduk juga tidak nyaman dan membuat pinggul terasa panas. Hal tersebut bisa menimbulkan penyakit akibat terlalu lama duduk atau posisi duduk yang tidak nyaman. Jangan sampai memiliki kendaraan bermotor yang gunanya adalah untuk alat transportasi, justru malah menjadi sumber penyakit bagi yang memakai atau pemiliknya.

III. Studi Kasus
PT Karya Bahana Berlian berdiri tahun 1991. Mereka berkomitmen menjadi perusahaan desain dan manufaktur tempat duduk mobil satu-satunya di Indonesia. Dengan jumlah pegawai 329 orang dan dipimpin Presiden Direktur. Perusahaan ini memproduksi beberapa produk otomotif seat seperti seat assembly, seat cover, PU foam (cold cure), dan leather trim cover. Saat ini PT Karya Bahana Berlian telah memiliki tiga jaringan perusahaan yaitu PT Krama Yudha Tiga Berlian Motors, PT Honda Prospect Motors, dan PT KIA Indonesia Motors.

Arus Transaksi Perusahaan
Pelanggan memesan (order) barang melalui sistem apliksai order penjualan. Order dapat dibuat oleh pelanggan itu sendiri atau melalui tenaga penjual. Order dapat tertulis maupun melalui telepon. Sistem order penjualan mengubah order ke dalam data yang penting untuk mendukung pemrosesan lanjutan terhadap order oleh sistem aplikasi yang lainnya. Aplikasi order penjualan seringkali mengirimkan formulir pemberitahuan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa order telah diterima dan sedang diproses. Aplikasi order penjualan mengirimkan memo penagihan ke sistem aplikasi penagihan. Memo ini menyajikan data yang diperlukan untuk menyiapkan faktur pelanggan untuk barang yang telah dipesan. Sistem aplikasi penagihan mengirimkan faktur (tagihan) kepada pelanggan untuk pembayaran. Kemudian bagian penagihan mengirimkan nota faktur kepada sistem aplikasi piutang dagang. Bagian piutang dagang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan database pelanggan dan harus memperbaruinya untuk merefleksikan adanya transaksi ini. Secara periodik sistem aplikasi piutang dagang mengirimkan laporan kepada pelanggan yang merincikan total jumlah hutang setiap pelanggan kepada perusahaan. Sistem aplikasi order penjualan mengirimkan order pengiriman ke gudang. Dokumen ini merincikan pengiriman pemesanan yang dilakukan pelanggan, termasuk waktu dan kemana barang harus dikirimkan. Order pelanggan mensyaratkan bahwa order produksi harus dikirimkan ke bagian produksi jika barang yang di order adalah biasa, tidak terdapat dalam persediaan, atau jika barang yang dipesan tidak terdapat dalam persediaan.

Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan rangkapan order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman dan untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Barang-barang yang dikirim kepada pelanggan dikirimkan dari gudang ke fungsi pengiriman. Barang jadi dikirimkan dari sistem produksi ke gudang untuk penyimpanan, kemudian barang diserahkan atau dikirimkan kepada pelanggan.

Aplikasi penjadwalan produksi mengirim jadwal produksi ke sistem produksi. Jadwal ini mengesahkan dan mengendalikan sisem produksi. Laporan posisi produksi dikirimkan ke sistem penjadwalan produksi sehingga jadwal produksi dapat ditelaah dan direvisi. Sistem produksi mengirimkan permohonan pembelian kepada aplikasi pembelian. Bahan mentah harus di-order intuk diproduksi. Sistem aplikasi pembelian bertanggungjawab untuk membuat order kepada pemasok/penjual. Bagian produksi mengirimkan laporan tenaga kerja ke sistem penggajian untuk pembayaran upah dan akumulasi biaya produksi. Bagian pembelian mengirimkan nota penerimaan kepada aplikasi penerimaan. Dokumen ini meng-otorisasi fungsi penerimaan untuk menyetujui penerimaan dari pemasok. Pembelian mengirim order pembelian kepada pemasok untuk memesan barang. Nota pembelian dikirimkan ke sistem aplikasi hutang dagang untuk memulai proses pembayaran.

Barang dagangan diterima dari pemasok. Lalu pemasok mengirimkan faktur kepada perusahaan untuk pembayaran. Faktur ini harus disetujui oleh sistem aplikasi hutang dagang. Bagian penerimaan memberitahukan bagian hutang dagang bahwa barang yang dipesan telah diterima. Bagian hutang dagang meng-otorisasi pembayaran kepada pemasok. Nota pembayaran dikirimkan ke sistem aplikasi untuk diproses.

Karyawan-karyawan menerima pembayaran cek dan dokumen lainnya dari sistem penggajian. Nota pembayaran karyawan dikirim ke sistem aplikasi akuntansi untuk diproses.

Para pelanggan mengirimkan penbayaran melalui rekening mereka kepada perusahaan. Bukti penerimaan kas diproses oleh sistem aplikasi akuntansi. Barang yang dibeli dikirimkan dari bagian penerimaan ke gudang untuk disimpan.

Struktur organisasi

Alur Proses Produksi

Proses Produksi

Prosedur Perencanaan Produk Baru

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit 19 November 2010

Posted by Nuzul Adam Sullivan in Tugas SIA.
1 comment so far

Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.

INPUT SISTEM PENJUALAN:
• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.

Pengertian Penjualan Kredit

Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.

Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”

Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order.
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi.
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Sumber: Kutipan dari beberapa situs web

Sistem Informasi Akuntansi Untuk Pengendalian Internal Arus Kas Perusahaan 16 Oktober 2010

Posted by Nuzul Adam Sullivan in Tugas SIA.
2 comments

Barangkali aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah bahwa sistem itu berjalan dalam struktur pengendalian intern perusahaan. Struktur pengendalian intern menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas-aktivitas perusahaan.

Banyak informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk mengendalikan operasi dan keuangan yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi. Salah satu dari tanggung jawab utama manajemen adalah pengelolaan. Pengendalian menjamin kebijakan dan pengarahan-pengarahan manajemen cukup memadai. Manajemen dalam perusahaan besar berada cukup jauh dari operasi, dan penyeliaan karyawan secara pribadi menjadi tidak mungkin. Sebagai penggantinya manajemen harus bergantung pada beragam teknik pengendalian untuk mengimplementasikan keputusan dan mencapai tujuan-tujuannya dan untuk mengatur aktivitas-aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya. Pengendalian yang diterapkan seperti memelihara kuantitas persediaan, pemakaian barang dalam produksi dan administrai, dan pembayaran tagihan dalam periode pemberian diskon. Pengendalian intern yang baik merupakan faktor kunci dalam manajemen perusahaan yang efektif.

Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen: yaitu lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian sistem didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Hal yang paling penting adalah pemisahan tugas sehingga tidak ada departemen atau orang yang mengendalikan catatan akuntansi yang berkaitan dengan kegiatannya sendiri. Satu pelanggaran yang umum terjadi pada prinsip ini adalah pendelegasian tanggung jawan akuntansi pada individu atau departemen yang sama. Karena fungsi akuntansi dan keuangan sama-sama berkaitan dengan uang, secara logika orang akan menempatkan tanggung jawab ini pada satu orang.

Pendekatan umum yang digunakan adalah mendelegasikan fungsi akuntansi kepada kontroler atau yang serupa dengan fungsi keuangan kepada bendaharawan. Umumnya kontroler dan bendaharawan adalah manajemen puncak, yang mempunyai fungsi sejajar dengan eksekutif lainnya yang melapor kepada presiden direktur. Fungsi akuntansi meliputi beberapa sub-sub fungsi. Dalam perusahaan kecil, kontroler menangani fungsi ini sendirian. Tetapi dalam perusahaan besar, tugas didelegasikan ke asisten atau kepala departemen.

Sumber: Buku Sistem Informasi Akuntansi (George H. Bodnar dan William S. Hopwood)

Sekilas Mengenai Sistem Informasi Akuntansi 10 Oktober 2010

Posted by Nuzul Adam Sullivan in Tugas SIA.
add a comment

Sebuah organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Produktivitas suatu organisasi dipandang sebagai suatu hal yang penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik.

Ada beberapa sistem dalam sistem informasi. Yaitu sistem pemrosesan data elektronik, sistem pemrosesan data, sistem informasi manajemen, sistem penunjang keputusan, sistem ahli, sistem informasi eksekutif, sistem informasi manufaktur, dan sistem informasi akuntansi.

Informasi adalah data yang telah diolah sehingga menjadi hal yang berguna sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Kemudian sistem adalah kumpulan sumberdaya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Kesimpulannya, sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Tetapi, istilah sistem informasi akuntansi lebih luas dari itu guna mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi.

Pembuatan informasi yang berguna dibatasi oleh lingkungan SIA dan struktur manfaat dan biaya yang melekat pada keputusan-keputusan pemakai. Ketidakpastian lingkungan dimana informasi dikembangkan dan disajikan menyebabkan dibutuhkannya estimasi dan penyesuaian-penyesuaian. Tidak ada sistem informasi yang dapat menghindari segi-segi praktis penyajian informasi. Jika biaya pembuatan informasi lebih besar dari kegunaannya bagi pemakai maka tidak praktis untuk menyajikan informasi tersebut.

Pemakai informasi pada SIA ada dua, intern dan ekstern. Pemakai informasi intern terutama manajer. Sedangkan pemakai informasi SIA ekstern adalah pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan/pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan masyarakat.


Sumber: Buku Sistem Informasi Akuntansi (George H. Bodnar dan William S. Hopwood)